Mentorschapsprogramma

 
Om jonge huisartsen een stevige start te geven, start Huisartsenkring Amsterdam - Almere, in navolging van een aantal andere kringen, met het mentorschapsprogramma. Dit programma dat vóór en dóór huisartsen is, is in Oost-Nederland ontwikkeld en blijkt al jaren een succes.

Wat houdt mentorschap ‘voor huisartsen en door huisartsen’ in?
Het mentorschap gaat uit van het principe ‘voor huisartsen door huisartsen’. Waarbij een meer ervaren huisarts belangeloos een tijd (max. 9 maanden, frequentie max. 1 keer per zes weken) ‘oploopt’ met een jongere collega. Leden van de huisartsenkring kunnen zich opgeven als mentor of mentee. 

Hoe lang duurt de mentorschapsrelatie?
De mentorschapsrelatie heeft een duidelijk begin en eind. De relatie begint zodra de mentee de leerdoelen in een kort mentorschapsplan (één A4) heeft uitgewerkt en de intentieverklaring ondertekend is (zie voorbeeld). U ontvangt deze formulieren zodra u aan elkaar gekoppeld bent.De frequentie van bijeenkomsten spreken de mentor en de mentee onderling af, deze hangt ook af van de leerdoelen. Eenmaal per zes-acht weken anderhalf uur kan een mooi uitgangspunt zijn. De mentorschapsrelatie heeft de duur van maximaal negen maanden. Het traject start in februari 2021. 

Wat is nodig om een mentor te zijn?
Een mentor onderhoudt een professionele relatie die uit gaat van onderling vertrouwen waarin de mentor als ervaren en enthousiast persoon uw kennis en ervaring deelt met een mentee. De mentor helpt de mentee bij de ontwikkeling van kennis, ervaring, vaardigheden, persoonlijke en professionele groei.

Een mentor:

  • Zorgt voor een veilige, vertrouwelijke, open sfeer en oordeelt niet. 
  • Is een goede luisteraar, stelt vragen en houdt de discussie op gang.
  • Geeft de mentee positieve ondersteuning en moedigt onafhankelijkheid aan.
  • Fungeert als rolmodel: deelt open en eerlijk uit eigen ervaring zijn geleerde lessen.
  • Zorgt dat hij ongestoord tijd kan doorbrengen met de mentee.
  • Blijft toegankelijk, toegewijd en betrokken zolang het mentorschap duurt.
  • Heeft minimaal vijf jaar (recente) ervaring als huisarts.*


* Wanneer u inmiddels gestopt bent met werken als huisarts, dan kunt u deelnemen, als dit max. twee jaar geleden is.

Iedere mentorschapsrelatie is uniek. De relatie heeft als basis wederzijds respect, openheid en eerlijkheid, zowel de mentor als mentee kan zichzelf zijn. De kwaliteit van zo’n relatie is cruciaal voor de uitkomsten. Er is sprake van wederzijds vertrouwen en de mentor en mentee nemen tijd voor reflectie. De mentor luistert actief en daagt de mentee uit in onafhankelijk denken, hij/zij lost geen problemen van de mentee op. 

Wat is nodig om een mentee te zijn?

De mentee:

  • Wil leren en zich ontwikkelen en stelt zich open voor feedback.
  • Is open over zijn/haar doelen, verwachtingen, uitdagingen en zorgen.
  • Komt voorbereid naar sessies met te bespreken onderwerpen.
  • Maakt de agenda en stelt doelen.
  • Luistert actief en stelt vragen.
  • Heeft respect voor de tijd van de mentor.
  • Houdt de mentor op de hoogte van zijn/haar ontwikkeling.
  • Geeft feedback over wat wel en niet werkt in de mentorschapsrelatie.

Deelname aan een korte mentortraining (duur 3 uur)
Tijdens een korte training maken de mentoren en de procesfacilitator kennis met elkaar. Na deze training is de mentor zich meer bewust hoe hij een succesvol traject met zijn mentee kan doorlopen en welke ondersteuning hij van de procesfacilitator kan krijgen. Majorie van der Cingel, psycholoog-docent Huisartsopleiding UMC-Utrecht begeleidt het traject en verzorgt ook de training. Voor de training ontvangt de mentor drie accreditatiepunten.

Wat doet de procesfacilitator?
Omdat de waan van de dag een grote afleider kan zijn voor het mentorschap begeleidt een ervaren procesfacilitator de mentoren en mentees. Zij verzorgt allereerst de basistraining voor de mentoren. De procesfacilitator legt de binnengekomen aanmeldformulieren van mentoren en mentees naast elkaar en zorgt voor een eerste ‘matching’. Vervolgens vindt een kennismakingsgesprek plaats tussen mentor en mentee. Er vindt een vervolg plaats als beiden denken dat de mentor hem/haar goed kan begeleiden bij het behalen van de persoonlijke doelen. Vervolgens neemt de mentee het initiatief tot het opstellen van het mentorschapsplan. Als het concept plan klaar is kan de mentee dit evt. nog kort door spreken met de procesfacilitator. De mentee en mentor ondertekenen de intentieverklaring en stellen het mentorschapsplan vast. Dit sturen ze aan de procesfacilitator. De mentoren en mentees ontmoeten elkaar twee tot drie keer. De procesfacilitator blijft hierbij op afstand. Beide partijen kunnen haar bellen/mailen voor evt. vragen. Ongeveer vier maanden na de start van de bijeenkomsten zal de procesfacilitator contact opnemen met de mentoren en mentees voor een korte tussenevaluatie. Vervolgens vinden er meestal nog drie tot vier gesprekken plaats en volgt de eindevaluatie.

De procesfacilitator:

  • Is een onafhankelijk meedenker, kijkt op afstand mee.
  • Is beschikbaar voor vragen.
  • Richt zich op het proces en biedt hierbij hulp en ondersteuning.
  • Is gedurende het mentorschap een aanspreekpunt voor beide huisartsen. 
  • Houdt de deelnemers bij de les.
  • Is alert op het doorlopen van de fasen van het mentorschapsplan.
  • Speelt als gewenst/nodig een coachende rol in de relatie tussen beide huisartsen.
  • Reikt technieken, checklists, tips en ondersteuning aan. 
  • Verzorgt een korte basistraining voor de mentoren.
  • Is een liaison tussen de kring/deelnemers mentorschap (v.w.b. het proces).


De procesfacilitator neemt niet deel aan de mentorschap sessies.

Mentorschapsprogramma in Coronatijd
Hoewel fysiek contact de voorkeur heeft, is gebleken dat digitale ontmoetingen een goed alternatief zijn. Voor de eerste kennismaking wordt geadviseerd fysiek bijeen te komen. Uiteraard met inachtneming van de richtlijnen die het RIVM hiervoor heeft opgesteld. Wij adviseren u om bij het opstellen van de intentieverklaring te bespreken hoe u contact zult hebben. 

Praktische informatie
De kosten voor het mentorschapsprogramma bestaan uit:

  • Mentorschapstraining (incl. reiskostenvergoeding mentoren)
  • Inzet procesfacilitator
  • Ondersteuning vanuit regiobureau (administratief en beleidsmatig)

Van de mentee wordt een bijdrage van € 150,- gevraagd. De overige kosten komen voor rekening van de kring. 

Meer informatie?
Wilt u meer informatie over het mentorschap en de bijbehorende begeleiding door de procesfacilitator, dan kunt u contact opnemen met Karin Verhoef, beleidsmedewerker LHV Bureau Noordwest Nederland, k.verhoef@lhv.nl